Effizientes Arbeiten

Effizienter Arbeiten: So stellen Sie es richtig an

Jeder, der beruflich tätig ist, wünscht sich einen stressfreien und reibungslos ablaufenden Arbeitstag – ohne, dass dabei die Qualität der erbrachten Ergebnisse leidet. Ergo stellt eine effiziente Arbeitsweise das Ideal hinsichtlich der Arbeitsweise dar. Dies ist aber nicht nur so aus der Sicht des Berufstätigen, sondern auch aus der Sicht seines Vorgesetzten oder Auftraggebers, schließlich sorgt die Effizienz ebenfalls für einen größeren Gewinn.

Im Folgenden werden einige Möglichkeiten aufgeführt, die einem zur Steigerung der Effizienz verhelfen.

Wie man effizient arbeiten kann

Der Großteil der Berufstätigen – egal ob gewöhnlicher Angestellter oder Selbstständiger – arbeitet nicht konzentriert und fokussiert, denn oftmals lassen sie ich beispielsweise von Telefonaten, kurzen Anfragen und E-Mails bei wichtigen Tätigkeiten ablenken.

Um konzentriert seine Arbeit zu erledigen, bedarf es glücklicherweise keiner extravaganten Mittel und Methoden, sondern der richtige Setzung von Prioritäten und Routinen.

Darüber hinaus sollte man es vermeiden, die Schuld an der ineffizienten Arbeitsweise auf andere abzuwälzen, schließlich sollte man sich selbst als die Person sehen, die die Macht über die eigene Arbeit hat. So behält man auch im Unterbewusstsein eine aktivere Rolle im Arbeitsalltag und ist eher daran interessiert, seine Effizienz zu steigern.

Jedoch bedeutet dies nicht, dass die eigenen Kollegen oder verschiedene Telefonate nicht auch jeweils einen Störfaktor bezüglich der Effizienz darstellen. Nichtsdestotrotz sollte man es sich vornehmen, besagte Störfaktoren und ihrer Auswirkung auf die eigene Effizienz zu vermindern.
Dies kann man beispielsweise durch Home Office oder einem abgeschotteten Arbeitsraum oder durch klassische Organisationstipps erreichen. Klassische Organisationstipps umfassen unter anderem die Zusammenfassung kleiner Aufgaben und das Vorhaben, die zusammengefassten Aufgaben am Stück zu erledigen. Darüber hinaus eignet sich auch die Möglichkeit, dass Telefon stummzuschalten und feste Zeiten festlegen, zu denen man erreichbar ist. Ein weiterer Tipp ist es, alle anfallenden Aufgaben und Gedanken ohne Umschweife zu notieren, sodass das eigene Gedächtnis bei der Arbeit nicht von diesem Ballast gestört wird.

Tipps zur Effizienzsteigerung

Wie bereits erwähnt, hängt die Effizienz nicht mit der wöchentlichen Arbeitszeit zusammen, sondern vielmehr mit der bestmöglichen Nutzung der gegebenen Zeit.

Zehn Tipps, die einem bei der Effizienzsteigerung helfen:

Tipp 1: Gefühle und Stimmungen bestimmen nicht den Arbeitstag

Natürlich läuft es bei jedem mal besser und mal schlechter. Nichtsdestotrotz sollte man seine Gefühle und Stimmungen unter Kontrolle bringen, indem man sich beispielsweise klar macht, dass der Ärger einen nicht weiterbringt. Man sollte sich ergo eher auf die positiven Geschehnisse und Gefühle konzentrieren, anstatt sein Augenmerk auf negative Faktoren zu legen, denn durch eine positivere Stimmung steigt auch die Lust am Job und die Leistung wird gesteigert.
Darüber hinaus sind Berufstätige, die mit negativen Gefühlen konfrontiert sind, eher dazu verleitet, Dinge aufzuschieben.

Tipp 2: Setzung von Prioritäten und Wegstreichen unnötiger Aufgaben

Oftmals leidet die eigene Effizienz darunter, dass man sich zu viel für den Arbeitstag vornimmt.
Zur Effizienzsteigerung eignet sich also hier die Methode des Aussortierens. Diese Fähigkeit kann man verbessern, indem man sich der sogenannten Postkorb-Übung widmet. Die Postkorb-Übung wird oft in Assessment-Centern verwendet und dient zur Verbesserung der Prioritätensetzung.
Bei der Übung werden die Aufgaben in die Bereiche „Wichtig“ und „Unwichtig“ sowie in „Dringend“ und „Nicht dringend“ eingeteilt. Dies ermöglicht es, im Voraus zu entscheiden, welche der Aufgaben man erledigen sollte und welche man getrost außer Acht lassen kann.

Tipp 3: Störquellen und Ablenkungen ausschalten

Um effizient arbeiten zu können, sollte man das Problem an der Wurzel packen. Störfaktoren und Ablenkungen sollten soweit wie möglich vermieden werden. Die sieben typischsten Störquellen stellen das eigene Smartphone, das Internet, E-Mails, Meetings, Klatsch und Tratsch mit den Kollegen, das sogenannte Helfersyndrom und zuletzt der Aspekt des Perfektionismus.

Tipp 4: Verschiedene Zeitmanagement-Methoden testen

Es gibt eine Myriade Ratgeber, die einem dazu verhelfen sollen, seine zeitliche Effizienz zu steigern. Jedoch haben alle Methoden dasselbe Ziel vor Augen: die Verschaffung eines Überblicks, die Planung der Aufgaben, das Setzen von Prioritäten und das Einteilen in realistische Teilschritte, die machbar sind und so die Motivation aufrechterhalten. Sinnvoll ist es, aus der Menge an Methoden die richtige Methode für einen selbst zu finden, um so seine Effizienz zu steigern.

Tipp 5: Kleinere Pausen einplanen

Effizienz ist keineswegs damit gleichbedeutend, pausenlos konzentriert den ganzen Tag lang durchzuarbeiten. Dies liegt auch daran, dass kein Mensch über die Kraft verfügt, sich acht oder mehr Stunden lang am Tag zu konzentrieren. Ab der achten Arbeitsstunde ist man generell sogar fehleranfälliger und verursacht eher Unfälle.

Dass bei einem die Konzentration nachlässt, kann aus diversen Gründen geschehen. Unter anderem umfassen die Gründe Kollegen, E-Mails und das Telefon, aber auch schlecht gelüftete Räumlichkeiten, eine starke Geräuschkulisse und ungünstige Lichtquellen. Um den Kopf wieder frei zu kriegen, sind Pausen essenziell – egal ob es sich hierbei um Mittagspausen oder 5 minütige Pausen handelt.

Tipp 6: Ordnung am Schreibtisch

Chaos ist am Arbeitsplatz ein Störfaktor, der einem Zeit und Nerven rauben kann. Aus diesem Grund sollte man darauf achten, seinen Schreibtisch regelmäßig aufzuräumen und darauf Acht zu geben, dass das Chaos nicht ausartet. So findet man auch die benötigten Unterlagen und Notizen schneller, spart Zeit und Geld und erfreut sich an einem schöneren Arbeitsumfeld.

Tipp 7: Aufgaben direkt erledigen

Manche Aufgaben würde man am liebsten gar nicht erledigen müssen, aber diese Dinge aufzuschieben bringt nichts, denn der Druck wächst, je mehr die Aufgabe aufgeschoben wird. Im ungünstigsten Fall kann es sogar sein, dass man die vorgegebenen Deadlines nicht einhält und alle, die involviert sind, ärgert und selbst äußerst frustriert ist.

Eine Möglichkeit, sich zur Erledigung unliebsamer Aufgaben aufzuraffen, ist es, sich für die Erledigung zu belohnen.

Ansonsten hilft es einem auch, feste Zeiten für regelmäßig stattfindende schwierige Termine einzuplanen und die besagten diffizileren Aufgaben direkt zu Beginn erledigen. So kann man den Rest des Tages von angenehmeren Aufgaben und somit einer Stressminderung profitieren.

Tipp 8: Sich vom Multitasking fern halten

Multitasking klingt zwar nach einer effizienten Arbeitsweise, aber es löst bei kaum einem Berufstätigen eine effizientere Arbeitsweise aus, sondern sorgt eher für die Verschwendung wichtiger Zeit. Dies ist der Fall, da die Aufgaben, die man durch Multitasking erledigt, oftmals nicht zufriedenstellend erledigt werden und so die Qualität der Arbeitsleistung mindern. Darüber hinaus ist dies äußerst erschöpfend und stresst einen unnötig.

Es ist sinnvoller, sich jeweils nur eine Aufgabe vorzunehmen und sich exklusiv auf diese zu konzentrieren. Natürlich dauert dies länger, aber die Aufgaben werden zufriedenstellend erledigt und die Fehlerquote ist dabei nicht annähernd so hoch wie beim Multitasking.

Tipp 9: Den Perfektionismus im Zaum halten

Perfektionismus wird mit herausragenden Leistungen verbunden, jedoch trügt der Schein. Der Perfektionismus kann sogar eher eine lähmende Wirkung auf den jeweiligen Berufstätigen haben, da man erst nach längerer Zeit mit der Planung und anschließend dem Ergebnis zufrieden ist – falls überhaupt. Außerdem neigen Perfektionisten dazu, Entscheidungen vor sich her zu schieben und so viel Zeit zu verschwenden und das, obwohl die Entscheidung um einiges schneller gefällt werden könnten.

Ergo behindert einen der Perfektionismus eher, als dass er zu Exzellenz führt. Man wird durch seine perfektionistische Art und der damit verbundenen Angst vor Fehlern zu einer äußerst ineffektiven Arbeitskraft. Ein Lösungsansatz wäre es in diesem Falle, abzuwägen, ob der Zeitaufwand, der für die jeweilige Tätigkeit eingeplant und verwendet wurde, überhaupt im Verhältnis zu dem Endergebnis steht.

Tipp 10: Bereits am Vorabend Ziele definieren

Ziele sind essenziell im beruflichen Alltag, denn ohne, dass man sie definiert, kann man kein wirkliches Ergebnis erzeugen – weder im Privatleben, noch im beruflichen Alltag.

Wer effizient arbeiten möchte, der sollte sich bereits am Vorabend mit den Zielen für den darauffolgenden Tag beschäftigen. Dies sorgt dafür, dass man sich keine Sorgen darüber machen muss, wichtige Termine und Aufgaben am nächsten Tag nicht zeitlich nicht mehr in die eigene Agenda einfügen zu können oder diese wegen des Zeitrahmens zu vernachlässigen. Darüber hinaus resultiert die Planung des nächsten Tages in einem Erfolgserlebnis, welches der eigenen Psyche gut tut.